Vad är ett ramavtal?
Ramavtal används när köparen vet att den kommer att behöva något, men inte exakt när eller hur mycket. Kontorsmaterial, konsulter, livsmedel, hantverkare och IT-utrustning köps nästan alltid via ramavtal. En stor del av kommunernas upphandlingar är ramavtal; på varje köparsida ser ni andelen.
Ett ramavtal är inte en garanti för affärer. Avtalet anger en uppskattad volym, men köparen är inte skyldig att köpa något. Enligt EU-domstolen måste köparen dock ange en största mängd eller ett högsta värde, och när taket är nått upphör ramavtalet att gälla.
Hur länge får ett ramavtal gälla?
Enligt LOU får ett ramavtal gälla i högst fyra år, förlängningar inräknade, om det inte finns särskilda skäl. Enligt LUF är gränsen åtta år. Kontrakt som avropas får löpa en tid efter att ramavtalet har gått ut.
För en leverantör betyder det att ett förlorat ramavtal kan stänga dörren i fyra år. Det är därför värt att veta när köparens avtal löper ut och börja förbereda sig i god tid.
Avrop: tre sätt att tilldela
När ramavtalet har flera leverantörer måste det framgå hur avropen fördelas:
- Rangordning: köparen frågar leverantören som kom först, och går vidare till nästa om den första inte kan leverera.
- Fördelningsnyckel: avropen fördelas efter objektiva villkor som pris, geografi eller kapacitet.
- Förnyad konkurrensutsättning: köparen ber alla leverantörer i ramavtalet att lämna ett nytt, mer specifikt anbud för just det avropet. Bäst anbud vinner.
Ramavtal kan också kombinera metoderna, till exempel rangordning upp till ett visst belopp och förnyad konkurrensutsättning över det.
Statliga och kommunala ramavtal
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet upphandlar ramavtal som alla statliga myndigheter, och många kommuner och regioner, kan avropa från (avropa.se). Adda, som ägs av Sveriges Kommuner och Regioner, gör samma sak för kommuner och regioner. Därtill har de flesta kommuner egna ramavtal och samarbetar ofta med grannkommuner.
För mindre företag kan det vara lättare att vinna en lokal kommuns ramavtal än ett nationellt. Ett alternativ är att bli underleverantör till ett företag som redan har ett stort ramavtal.
Tips när du lämnar anbud på ett ramavtal
- Prissätt för en realistisk volym, inte för den uppskattade. Den uppskattade volymen är ofta optimistisk.
- Läs hur avropen fördelas. Vid rangordning är det stor skillnad mellan plats ett och plats tre.
- Kontrollera avtalsvillkoren: indexreglering, vite och om priserna får justeras under avtalstiden.
- Se vilka leverantörer som brukar vinna hos köparen och till vilka priser, om uppgifterna finns.
Vanliga frågor
- Vad är ett ramavtal?
- Ett avtal mellan en eller flera köpare och en eller flera leverantörer som bestämmer villkoren för köp under en period, utan att köparen förbinder sig att köpa en viss mängd.
- Vad betyder avrop?
- Ett avrop är ett köp från ett ramavtal. Det görs enligt ramavtalets villkor, antingen direkt enligt rangordning eller fördelningsnyckel eller efter en förnyad konkurrensutsättning.
- Hur länge får ett ramavtal gälla?
- Högst fyra år enligt LOU och åtta år enligt LUF, inklusive förlängningar, om det inte finns särskilda skäl.
Guiden är en allmän beskrivning och ingen juridisk rådgivning. Lagtext och belopp kan ändras; Upphandlingsmyndigheten har de senaste uppgifterna.