Anbud: vad det är och hur du skriver ett

Anbud eller offert?

I vardagen används orden som synonymer. I offentlig upphandling är skillnaden ändå tydlig: en offert är ofta ett fritt formulerat prisförslag, medan ett anbud följer köparens förfrågningsunderlag och bedöms mot förutbestämda krav. Ett anbud är bindande under anbudets giltighetstid, som köparen anger, ofta tre till sex månader.

När en köpare skickar en anbudsförfrågan eller offertförfrågan till några företag handlar det oftast om en direktupphandling. Svaret ska ändå behandlas som ett anbud.

Så lämnar du anbud, steg för steg

1. Bestäm om ni ska lämna anbud. Läs kvalificeringskraven och utvärderingsmodellen först. Kan ni inte uppfylla ett ska-krav är det bättre att avstå tidigt.
2. Gör en kravlista. Gå igenom förfrågningsunderlaget och skriv upp varje krav, varje bilaga som ska med och varje fråga som ska besvaras.
3. Ställ frågor i tid. Är något otydligt, fråga via upphandlingssystemet före sista dag för frågor. Svaren blir en del av underlaget för alla.
4. Visa att ni är kvalificerade. Fyll i ESPD eller sanningsförsäkran och ta fram referenser, intyg och certifikat.
5. Skriv svaren som ger poäng. Där kvalitet utvärderas, svara konkret på exakt det som efterfrågas och använd köparens ord. Utvärderaren letar efter svaret, inte efter er presentation.
6. Räkna på priset. Fyll i prisbilagan precis som den är utformad. Ändra aldrig formatet.
7. Granska och lämna in. Kontrollera mot kravlistan att allt finns med, och lämna in i upphandlingssystemet i god tid. Ett anbud som kommer in en minut för sent får inte prövas.

De vanligaste misstagen

• Ett ska-krav som inte besvaras eller en bilaga som saknas. Det räcker för att anbudet förkastas.
• Reservationer och egna villkor. Ett anbud med förbehåll mot avtalsvillkoren förkastas oftast.
• Allmänna säljtexter i stället för svar på frågan.
• Prisbilagan ifylld i fel enhet eller med egna rader.
• Inlämning sista timmen, när upphandlingssystemet är långsamt eller en fil inte går att ladda upp.

Sekretess för anbud

Anbuden är hemliga tills köparen har fattat tilldelningsbeslut. Därefter är de i princip allmänna handlingar som vem som helst kan begära ut, även era konkurrenter. Vill ni skydda uppgifter, till exempel priser per artikel eller affärshemligheter, ska ni ange vilka uppgifter det gäller och varför ett utlämnande skulle skada er. Köparen gör ändå en egen prövning.

Finns det en mall för anbud?

I offentlig upphandling är det köparens underlag som är mallen. Många köpare har ett anbudsformulär i upphandlingssystemet som ska fyllas i fråga för fråga, med bilagor. Det ni kan återanvända är era egna texter: företagspresentation, referensuppdrag, kvalitets- och miljöarbete och CV. Spara dem i en dokumentbank så att nästa anbud går fortare.

Det är så Falkview för leverantörer fungerar: AI:n läser underlaget, gör kravlistan och skriver ett första utkast utifrån era tidigare anbud och dokument, som ni sedan granskar.

Vanliga frågor

Vad är ett anbud?

Ett bindande erbjudande från en leverantör som svar på en upphandling, med pris och svar på köparens krav. Det gäller under anbudets giltighetstid.

Är ett anbud bindande?

Ja. Ett anbud i en offentlig upphandling är bindande under den giltighetstid köparen har angett i förfrågningsunderlaget.

Kan man ändra sitt anbud efter inlämning?

Före sista anbudsdag kan ni oftast dra tillbaka anbudet och lämna ett nytt i upphandlingssystemet. Efter sista anbudsdag får anbudet inte ändras, bara förtydligas eller kompletteras om köparen begär det och det inte ger en fördel.